Die Abschirmung von allen Störungen ist nach dem klaren Ziel die zweite wichtige Voraussetzung für konzentriertes Arbeiten, sagt Keynote Speaker Marco von Münchhausen in seinem Buch "Konzentration"

Unsere Konzentration kann auf zwei Arten beeinträchtigt werden: von außen oder von innen. Die äußeren Störenfriede sind die offensichtlichen, sie haben in den letzten Jahren fast exponentiell zugenommen. Die inneren sind fast noch gefährlicher, da man sie meist nicht erkennt. Sie sind ebenfalls in der Lage, unsere Aufmerksamkeit in Beschlag zu nehmen, uns von unserer Aufgabe abzubringen und unserer Arbeitseffizienz großen Schaden zuzufügen.

Angriff von außen

Zu den äußeren Störenfrieden im Arbeitsalltag gehören Störgeräusche und Ablenkungen aus dem Umfeld, vor allem aber Unterbrechungen durch eintreffende Telefonate, ankommende E-Mails oder durch Kollegen am Arbeitsplatz. Unterbrechungen sind der Konzentrationsfeind Nummer eins der heutigen Arbeitswelt.

Grundsätzlich hört und sieht unser Gehirn alles. Und vor allem vergleicht es alles. Sobald sich in unserer Umgebung etwas verändert, richtet es seine Aufmerksamkeit darauf und klassifiziert es sofort als „interessant“ oder „uninteressant“, als „gefährlich“ oder „harmlos“. Hält ein bestimmter Reiz länger an, vor allem wenn er uninteressant und harmlos ist, gewöhnt sich das Gehirn daran. Daher werden Störgeräusche und der allgemeine Lärmpegel in Büros und öffentlichen Orten schnell ausgeblendet. Dennoch: Falls Sie können, versuchen Sie lieber in einer ruhigen Umgebung zu arbeiten. Dann fällt ihrem Gehirn die Konzentration leichter, denn auch das Ausblenden kostet mentale Energie und ermüdet auf Dauer Ihren Denkapparat.

Ablenkungen durch das Umfeld sind schon weniger harmlos. Vor allem Dinge, die auf dem Schreibtisch herumliegen und nicht zur momentanen Aufgabe gehören, können sich zu Reizen mit eigener Magnetkraft entwickeln, wenn die Anziehungskraft der eigentlichen Aufgabe einmal abnimmt, weil sie vorübergehend zu leicht oder zu schwer erscheint. Kommen wir mit dem Schriftsatz oder dem Projekt nicht voran, an dem wir gerade arbeiten, fällt unser Blick auf die Liste der unerledigten Telefonate, den Stapel mit der Post, den Urlaubsprospekt oder auf eine andere Akte – und schon heftet sich unsere Aufmerksamkeit daran, die Gedanken wandern ab, und das war’s dann mal wieder mit der Konzentration, bis wir vielleicht nach einiger Zeit wieder aufwachen, um zur eigentlichen Sache zurückzukehren. Also: Räumen Sie den Schreibtisch möglichst leer, entfernen Sie alles aus dem Blickfeld, was nicht zu Ihrem Projekt gehört und Sie ablenken könnte. Aus den Augen, aus dem Sinn! Wenn Sie eine gute To-do-Liste haben, bleiben diese anderen Angelegenheiten nicht auf der Strecke.

Doch das Allerwichtigste ist: Schützen Sie sich vor Unterbrechungen, dem Hauptfeind aller Konzentration. Wenn das Handy an ist, dann wirkt das für einige Menschen wie ein „innerer Bereitschaftsdienst“. Wie für eine Mutter das Kleinkind, das jederzeit schreien kann. Auf Dauer kann das an den Nerven zehren. Also: Schalten Sie es für gewisse Zeiten aus! Schaffen Sie zeitliche Schutzräume für konzentrierte Arbeit, Zeitinseln, in denen Sie nicht gestört werden können. Abschalten und sich ausklinken (auch nur vorübergehend) sind die Herausforderungen der Gegenwart und der Ausweg aus dem Hamsterrad, in dem wir uns ständig (rein reagierend) bewegen. In fast allen Berufssituationen ist es möglich, mal für ein bis zwei Stunden nicht erreichbar zu sein. Und dann gilt:

• Handy aus und gegebenenfalls das Telefon umleiten!
• Keine E-Mailszulassen und keine E-Mails checken!
• Kollegen durch klare Signale von Unterbrechungen abhalten, beispielsweise durch eine kleine rote Plakette an der Tür, die bedeutet: „Bitte vorübergehend nicht stören – nur in Notfällen!“ (Eine grüne Plakette signalisiert dann: „Gerne herein!“). Und wer in Großraumbüros arbeitet: Zwei Spielfiguren - rot und grün - an einer gut sichtbaren Stelle am Schreibtisch wirken wie eine Ampel. 

Sabotage von innen

Wieso sollten wir uns bei der Arbeit selbst sabotieren? Es ist unklug, schädlich, kontraproduktiv – und doch tun wir es! Meist sind es emotional aufgeladene Signale, die aus dem Inneren auftauchen, das Geplapper unseres Geistes im ständigen Drunter und Drüber unseres Lebens: Gedanken an eine Niederlage oder einen kürzlich erlittenen Misserfolg, finanzielle Sorgen, Probleme in der Beziehung oder mit den Kindern, der Streit mit einem Kollegen, der bevorstehende Urlaub oder andere Tagträumereien. Solche Gedanken drängen sich leicht in den Vordergrund und gehen uns dann ständig durch den Kopf. So verdrängen Grübeln und Sorgen schnell die Beschäftigung mit unserer eigentlichen Aufgabe – und das war’s dann mit der Konzentration!

Vor allem unerledigte Projekte gehören zu den gefährlichsten Störenfrieden. Denn Unerledigtes hat das Gehirn stärker im Griff als Abgeschlossenes. Der bekannte Cliffhanger-Effekt, den Fernsehserien nutzen, indem sie eine Folge mit einer ungelösten Situation beenden. So kehren unsere Gedanken immer wieder zu dieser Situation zurück – oder am Arbeitsplatz zu dem nicht beendeten Projekt. Und ehe man sich’s versieht, sind viele Minuten in dieser mentalen Endlosschleife unproduktiv auf der Strecke geblieben.

Konzentration erfordert die Fähigkeit, mit solchen (emotionalen) Ablenkungen umgehen zu können. Wir können nicht verhindern, dass sie auftauchen, aber wir können uns dazue entscheiden, uns zumindest jetzt nicht mit ihnen beschäftigen zu wollen.

Probate Mittel, um die inneren Stimmen zum Schweigen zu bringen, sind:

• Unerledigtes sofort aufschreiben (z. B. „Elektriker anrufen“):
  Der Trick dabei ist, dass es damit für das Gehirn vorübergehend bearbeitet wurde; es liegt sozusagen auf Wiedervorlage, und man kann zur gegenwärtigen Aufgabe zurückkehren.
• Die Arbeit kurz unterbrechen, um die Aufmerksamkeit aus dem Denken und Grübeln über Zukünftiges oder Vergangenes in die Wahrnehmung der Gegenwart zu lenken:
  Nehmen Sie sich ein paar Minuten, schließen Sie die Augen, gehen Sie mit der Aufmerksamkeit in Ihre Füße, spüren Sie den Boden darunter, dann wandern Sie langsam mit der Wahrnehmung durch den Körper bis in die Arme, achten Sie auf den Fluss Ihres Atems, dann öffnen Sie wieder die Augen, sehen Sie sich bewusst um, schauen Sie auf die Aufgabe vor Ihnen und fahren Sie mit Ihrer Arbeit fort. Wann immer Sie merken, dass Sie wieder abschweifen, kehren Sie mit der Aufmerksamkeit in die Wahrnehmung Ihres Körpers und des Atems zurück. Es ist gleichzeitig eine Übung, die Ihre Konzentrationsfähigkeit trainiert.
• Einfache Konzentrationsübungen absolvieren: Daniel Goleman beispielsweise empfiehlt, man solle bei 100 beginnend immer wieder 7 subtrahieren. Wenn man mit Aufmerksamkeit dabei bleibe, würden sich die inneren Störenfriede verkriechen.

Was auch immer Sie tun: Lenken Sie Ihren Fokus um, so wie man ein Kind von traurigen Gedanken ablenkt, indem man ihm ein Spielzeug gibt, womit es sich beschäftigen kann. Auch hier gilt eben: Aus den Augen, aus dem Sinn!